Ein digitaler Mitarbeiter oder mehrere

Jede einzelne Aufgabe gelingt nur mit dem ganzen Kontext: dem Unternehmen, seinen Kunden, seinen Entscheidungen und Zielen. Deshalb empfehlen wir, einem digitalen Mitarbeiter einen ganzen Arbeitsbereich anzuvertrauen, nicht eine Berufsrolle.

Warum ein Mitarbeiter für einen ganzen Bereich?

Ein digitaler Mitarbeiter, der einen Arbeitsbereich als Ganzes führt, behält diesen gesamten Kontext, sodass alles, was er braucht, schon zur Hand ist. Verteilen Sie die Arbeit auf eng spezialisierte Agenten, müssten diese sich den Kontext ständig gegenseitig nacherzählen, und aus der Arbeit würde Korrespondenz statt Ergebnissen.

Ein solcher Mitarbeiter wird nicht überlastet: Sein Gedächtnis holt nur das hervor, was die jeweilige Aufgabe braucht.

Warum teilen Menschen die Arbeit anders auf?

Menschen teilen die Arbeit nach Berufen auf: Designer, Entwickler, Marketer, Manager. Das müssen sie, denn ein Mensch kann physisch nicht alles erledigen und nicht alles wissen.

Ein digitaler Mitarbeiter hat diese Grenze nicht. Er führt Dutzende Aufgaben gleichzeitig, und alle teilen ein Gedächtnis und ein Verständnis der Arbeit. Es gibt keine getrennten Agenten, die eingearbeitet und auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen.

Wann brauchen Sie einen zweiten Mitarbeiter?

In zwei Fällen. Der erste ist ein anderer Ihrer Arbeitsbereiche. Ein Bereich kann ein Unternehmen sein, ein einzelnes Geschäft, ein Projekt, Ihre Familie, Ihre privaten Finanzen oder etwas anderes. Ein Mitarbeiter sollte nicht auf Dutzende Bereiche verteilt werden, die nichts miteinander zu tun haben.

Der zweite ist die Sicherheit. Ein Mitarbeiter, der mit Außenstehenden spricht, braucht keinen Zugriff auf alles, und wer wertvolle Informationen verwahrt, sollte nicht mit Dritten sprechen.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Ein Inhaber führt ein Webstudio und einen Lieferdienst für Lebensmittel, und dazu kommen Familienangelegenheiten und ein privates Anlageportfolio. Vier Mitarbeiter passen dazu:

• Webstudio. Kümmert sich um alles im Studio: Kunden, Projekte, Design, Entwicklung, Vermarktung.
• Lieferdienst. Baut das zweite Geschäft aus.
• Familie. Kümmert sich nur um Familienangelegenheiten und persönliche Fragen.
• Finanzen. Verwaltet Aktien, Krypto-Assets und Immobiliengeschäfte. Das ist der sensibelste Bereich, deshalb spricht dieser Mitarbeiter mit niemandem außer dem Inhaber.

Vier Mitarbeiter für vier Bereiche, nicht ein Designer, ein Entwickler, ein Marketer und ein Buchhalter.

Wie macht EmAGI das?

Wir arbeiten selbst so. Ein Projekt, drei digitale Mitarbeiter, und was sie trennt, ist die Sicherheit. Aurora führt das Projekt als Ganzes: die Plattform, das Produkt, das Marketing. Leo spricht mit Dritten und gewinnt neue Kunden, deshalb hat er keinen Zugriff auf alles. Nova hilft Kunden, ihre Mitarbeiter zu erstellen, und Kunden vertrauen ihr persönliche Informationen an, deshalb arbeitet auch sie getrennt.

Wie entscheiden Sie, wie viele Sie brauchen?

Listen Sie Ihre Bereiche auf: Unternehmen, Projekte, private Angelegenheiten. Überlegen Sie dann, wo ein eigener Schutz nötig ist: wer mit Außenstehenden sprechen wird und welche Daten niemals nach außen dringen dürfen. Ein Mitarbeiter pro Bereich, dazu ein eigener überall dort, wo die Sicherheit es verlangt. Nova, unsere Agentin, die Mitarbeiter erstellt, hilft Ihnen, das im Gespräch zu klären.

Alle Aufgaben in einem einzigen Gespräch?

Davon raten wir ab. Auch wenn ein Mitarbeiter einen ganzen Bereich führt, verteilen Sie die Aufgaben besser auf Themen oder getrennte Chats, zum Beispiel ein Thema pro Projekt. In einem einzigen gemeinsamen Gespräch vermischen sich die Aufgaben verschiedener Projekte und stören einander. In getrennten Themen hat jede Aufgabe ihren eigenen Strang, nichts geht verloren, und der Mitarbeiter bearbeitet sie gleichzeitig. Sein Gedächtnis ist dabei für alle Themen dasselbe, sodass er den Kontext des ganzen Bereichs behält. Wie Sie Themen anlegen, steht im Abschnitt „Themen: ein Strang pro Projekt“.

Ist das eine feste Regel?

Nein. Es ist eine Empfehlung und unsere fachliche Einschätzung. Unternehmen und Situationen sind verschieden, und Sie stellen Ihre Mitarbeiter immer so auf, wie es für Sie passt.